Памятка по организации выставки

Рассмотрим выставку как эффективный инструмент, позволяющий продвигать свою продукцию, получить новые деловые контакты, также оценить состояние рынка и своего места в нем.

В ходе подготовки к выставке необходимо:
определить в какой выставке участвовать (возможно ли достижение сформулированных целей благодаря участию в проводимом мероприятии);
обеспечить качественную подготовку к участию в выставке;
организовать работу персонала на высоком уровне;
подвести итоги участия в выставке.

Выставка может помочь в достижении следующих результатов: увеличение объема продаж, продвижение новых товаров или услуг, а также продвижение существующих товаров или услуг на новые рынки.

При подготовке к участию необходимо:
составить план маркетинговых исследований;
подготовить материалы для каталога выставки;
составить план и в соответствии с ним организовать транспортировку, складирование, хранение и страхование экспонатов;
определить какая площадь стенда необходима;
определить месторасположение стенда (следует учесть, что обычно посетители поворачивают направо или идут к центру);
разработать макет оформления стенда (Ваша экспозиция должна пройти трехсекундный тест - посетитель за три секунды должен иметь возможность — заметить ваш стенд, выделить вашу фирму по логотипу и названию, определить, в чем достоинство вашего товара, услуг).

Залогом успешного участия фирмы в выставке является персонал, занятый в проведении данного мероприятия. Перед проведением выставки персонал обязательно должен пройти обучение и инструктаж, во время которого следует осветить вопросы, связанные с мероприятием:
цели участия;
распорядок работы сотрудников;
обязанности отдельных сотрудников;
график дежурства на стенде;
порядок работы со средствами массовой информации;
перечень услуг;
сегменты возможных посетителей;
возможные модели поведения посетителей;
порядок проведения маркетинговых исследований;
состав экспонатов;
основные качественные характеристики предоставляемых товаров, их цена и конкурентные преимущества;
порядок регистрации всех пожеланий и рекомендаций посетителей выставки;
порядок подведения итогов участия фирмы в выставке и др.


Вам следует помнить, что персонал задействованный в данном мероприятии должен обладать высоким уровнем теоретических и практических профессиональных знаний, хорошо поставленной речью, уверенностью и находчивостью в нестандартных ситуациях.

После завершения работы выставки необходимо подвести итоги участия фирмы в выставке. Для оценки результата необходимо проанализировать следующие факторы:
количество посетителей выставки;
эффективность месторасположения стенда;
затраты на подготовку к выставке;
проведенные маркетинговые исследования;
контакты с посетителями;
работа со средствами массовой информации;
количество заключенных сделок и т.п.


Эта информация позволяет выявить насколько эффективно было участие фирмы в выставке. Если фирма и ранее участвовала в таких мероприятиях, то необходимо провести сравнительный анализ по всем показателям с предыдущим мероприятием и выявить причины лучшего либо худшего результата и учесть их в последующем.

Участие в работе выставки не всегда является гарантом достижения поставленных целей. Причины могут быть самыми различными. Вот некоторые из них:
недостаточно конкретно сформулированы цели участия;
низкий уровень оформления экспозиции;
потенциальные клиенты не были уведомлены об участии данной фирмы в данном мероприятии;
плохая подготовка персонала;
не проводятся маркетинговые исследования существующих проблем;
при участии в данном мероприятии не учитывают совершенные ошибки предыдущих выставок.

Вывод: успешность проведения выставки зависит не только от персонала, но и от руководства фирмы, организующего процесс.

20.07.2008